Gezocht: hazen en terminators
Inleiding
De Telecom en ICT staan beide bekend als complexe, technische vakgebieden. Daarnaast zijn deze branches continu aan verandering onderhevig – zowel op technisch als organisatorisch vlak, niet in de laatste plaats door de relatief grote concurrentie.
Het voorgaande vraagt o.a. om snelheid bij de ontwikkeling en implementatie van producten en diensten, focus op een lage Total Cost of Ownership, en slimme marketing en sales.
Goed uitgevoerde projecten zijn hierbij een must. Mits goed gemanaged, met de beschikking over de juiste medewerkers en voorzien van voldoende mandaat, kan met deze besturingsvorm in korte tijd zeer veel bereikt worden. Toch blijft dit potentieel in veel bedrijven deels onbenut. Wij hebben bij meerdere van onze klanten de ervaring dat de uitvoering van goede ideeën – met een solide onderliggende business case – hierdoor soms maanden en in een enkel geval zelfs jaren vertraging oploopt.
Nu kan er veel misgaan tijdens de daadwerkelijke uitvoering van projecten (in alle verschillende fases), en om dit te voorkomen zijn verschillende projectmanagementmethodieken zoals Prince2, PMP en IPMA ontwikkeld. In dit artikel willen we het echter hebben over twee veel basalere aspecten, namelijk het simpelweg opstarten en volledig afronden van projecten.
Hazen
Het daadwerkelijk uitvoeren van een idee door het opstarten van een project gebeurt vaak niet omdat er geen ‘haas’ is: iemand – meestal de beoogde projectmanager – die het voortouw neemt en de andere benodigde medewerkers ‘erbij sleurt’, ondanks al hun dagelijkse beslommeringen. Aan welke eigenschappen moet zo’n haas voldoen?
Hij of zij moet uiteraard over de nodige kennis, vaardigheden en ervaring op het gebied van projectmanagement beschikken. Certificering voor een gerenommeerde projectmanagementmethodiek is hierbij een pre maar absoluut geen must.
Van groot belang is daarnaast dat de projectmanager over een inhoudelijke visie op het onderwerp beschikt. Deze komt o.a. van pas bij het vormen van een projectteam en het ‘verkopen’ van het project in de eigen organisatie, inclusief het verkrijgen van projectbudget.
Deze visie komt voort uit een uitstekend begrip van de vraagstelling en bijbehorende business case, maar ook uit een gedegen hoeveelheid relevante (technische) domeinkennis. Naast het (mede) bepalen van de visie, komt deze domeinkennis de projectmanager ten goede bij:
- Het overleggen met en aansturen van projectmedewerkers. Naast het feit dat instructies beter gegeven en resultaten beter beoordeeld kunnen worden, levert dit ook goodwill op bij het projectteam. Met name technische experts hebben veel meer respect voor projectmanagers die ook de nodige inhoudelijke bagage hebben.
- Het uitvoeren van impactanalyses bij issues. Hierbij is het namelijk vaak belangrijk dat deze (mede) uitgevoerd worden door iemand die het volledige overzicht over het project heeft en daardoor alle belangrijke aspecten – zoals bv. scope, resources, maar ook budget – kan meenemen bij het bepalen van de impact.
Een topprojectmanager is zowel analytisch als taalkundig sterk. De eerste eigenschap stelt hem/haar in staat om zowel structurele vraagstukken zoals het inrichten van een projectorganisatie, als ad hoc issues zoals een technische storing snel en efficiënt op te lossen. Beide eigenschappen zijn belangrijk omdat het opleveren van documentatie een essentieel onderdeel is van het uitvoeren van projecten – denk bv. aan het schrijven van een Project Initiation Document conform Prince2 of het opstellen van een Engelstalig memo voor het hogere management. De kwaliteit van deze documenten bepaalt in grote mate de overtuigingskracht ervan en daarmee ook de slagingskans van het project.
Direct gerelateerd hieraan is de benodigde eigenschap om overtuigende presentaties te geven, met oog voor lay-out, talent voor tekst en kennis van presentatietechnieken. Een uitstekende spreekvaardigheid en het vermogen om anderen te enthousiasmeren (voor het project) dragen hier verder aan bij.
Hoewel projectmanagement een ander vak is dan people management, dient een goede projectmanager over de nodige leiderschapskwaliteiten te beschikken. Hij/zij moet immers in staat zijn een projectteam bestaande uit verschillende (typen) medewerkers te motiveren, instrueren en soms ook beoordelen. Met name de theorie van het situationeel leidinggeven is belangrijk bij projectmanagement.
Een bijna triviale voorwaarde waar in de praktijk desondanks toch niet altijd aan voldaan wordt, is dat de projectmanager voldoende tijd heeft voor het project. Niet strikt noodzakelijk, maar wel bevorderlijk is dat hij/zij hierbij bovendien uitsluitend aan dit ene project werkt. Dit, en ook de vorige eigenschap, hoeft overigens helemaal niet altijd te betekenen dat de inzet fulltime moet zijn!
Het voorgaande beantwoordt bijna automatisch de vraag waarom er vaak geen of niet voldoende hazen in organisaties aanwezig zijn: er wordt nogal wat gevraagd van een projectmanager en schapen (hazen) met vijf poten zijn altijd moeilijk te vinden. In het geval van projectmanagers is met name de combinatie tussen projectmanagementvaardigheden en inhoudelijke kennis en visie zeldzaam. Hierdoor beschikken vooral kleinere organisaties vaak niet of niet over voldoende hazen. Een andere, vaak aanvullende verklaring is dat projectmanagers met teveel verschillende dingen tegelijk bezig zijn, waardoor de voor het specifieke project benodigde tijdsbesteding niet gehaald wordt.
Terminators
Met ‘terminators’ of ‘closers’ bedoelen we die categorie mensen die altijd afmaken waar ze mee begonnen zijn. Dat klinkt triviaal, maar is het – vooral in de context van projecten in dynamische organisaties – zeker niet. Verrassend veel projecten worden namelijk nooit volledig afgerond. Als gevolg hiervan worden geplande deliverables überhaupt niet opgeleverd en/of wordt de lijnorganisatie – die deze deliverables in beheer moet nemen – opgezadeld met allerlei openstaande restpunten. Uiteindelijk gevolg is dat de benefits uit de business case niet gehaald worden.
Wij zien twee hoofdcategorieën van oorzaken voor dit probleem: organisatorisch en sociaal/menselijk. Deze treden vaak in combinatie en in wisselwerking met elkaar op. Voorbeelden van organisatorische oorzaken zijn:
- Er is niet voldoende budget meer, bv. doordat er bezuinigd moet worden, maar soms ook omdat het project zelf over budget is gegaan.
- De prioriteit van het project ten opzichte van andere projecten wordt verlaagd door het management.
- Het project wordt stilgelegd in verband met een reorganisatie.
- De business case is niet meer haalbaar door (een verandering in) externe factoren.
- Er zijn niet voldoende (gekwalificeerde) projectmedewerkers meer doordat ze op andere projecten ingezet worden.
Vaak is de menselijke categorie van oorzaken echter belangrijker, en er debet aan dat bovenstaande organisatorische issues überhaupt kunnen plaatsvinden. Zoals de Amerikaanse schrijver Kurt Vonnegut zei: “Another flaw in the human character is that everybody wants to build and nobody wants to do maintenance”. Hierdoor ligt het accent in projecten vaak op de uitvoeringsfase waarin het merendeel van de deliverables geproduceerd word, en worden afronding en overdracht verwaarloosd.
Omdat dit zo belangrijk is zijn projecten gebaat bij een terminator, die bij voorkeur ook de projectmanager is. Aan welke eigenschappen moet zo’n terminator voldoen? Hij/zij:
- heeft een inhoudelijke visie bij het project en is overtuigd van de positieve business case;
- is een doorzetter;
- is gedisciplineerd, waardoor ook de minder zichtbare of spectaculaire taken – zoals administratie en overdracht – met hoge kwaliteit uitgevoerd worden;
- kan het project verkopen aan anderen binnen de organisatie.
Intern of extern?
Idealiter heeft een organisatie haar eigen hazen en terminators in dienst. Maar projecten managen is echt een vak, en soms zijn er niet (vaak) genoeg projecten om een dedicated projectmanager ‘bestaansrecht’ te geven. In dat geval ligt het voor de hand om een projectmanager van buitenaf in te huren. Naast de flexibiliteit die dit biedt, zijn er vaak nog andere voordelen van externe hazen en terminators:
- De beste projectmanagers willen graag afwisseling in hun projecten en klanten en werken dus extern, bij bv. advies- of detacheringsbureaus. Hierdoor zijn ze vaak meer ervaren.
- Kennis van (vergelijkbare) andere bedrijven heeft de haas/terminator allerlei nuttige best practices opgeleverd, evenals een brede kijk op allerlei zaken.
- Externen worden vaak dedicated op één project ingezet. Doordat ze hun tijd niet hoeven te verdelen, kunnen ze meer vaart maken met het project.
- Vreemde ogen dwingen!
Samenvattend
Succesvolle projecten zijn van groot belang in telecom- en ICT-bedrijven. De slagingskans van projecten wordt sterk vergroot door het inzetten van ‘hazen’ en ‘terminators’. Deze projectmanagers beschikken over de zeldzame combinatie van vaardigheden op het gebied van o.a. projectmanagement, inhoud, overtuigingskracht, discipline, schrijven en presenteren. Juist ook door deze eigenschappen worden de hazen en terminators van Grey Silverstone Black veelvuldig door onze klanten teruggevraagd voor vervolgopdrachten!
Inleiding
De Telecom en ICT staan beide bekend als complexe, technische vakgebieden. Daarnaast zijn deze branches continu aan verandering onderhevig – zowel op technisch als organisatorisch vlak, niet in de laatste plaats door de relatief grote concurrentie.
Het voorgaande vraagt o.a. om snelheid bij de ontwikkeling en implementatie van producten en diensten, focus op een lage Total Cost of Ownership, en slimme marketing en sales.
Goed uitgevoerde projecten zijn hierbij een must. Mits goed gemanaged, met de beschikking over de juiste medewerkers en voorzien van voldoende mandaat, kan met deze besturingsvorm in korte tijd zeer veel bereikt worden. Toch blijft dit potentieel in veel bedrijven deels onbenut. Wij hebben bij meerdere van onze klanten de ervaring dat de uitvoering van goede ideeën – met een solide onderliggende business case – hierdoor soms maanden en in een enkel geval zelfs jaren vertraging oploopt.
Nu kan er veel misgaan tijdens de daadwerkelijke uitvoering van projecten (in alle verschillende fases), en om dit te voorkomen zijn verschillende projectmanagementmethodieken zoals Prince2, PMP en IPMA ontwikkeld. In dit artikel willen we het echter hebben over twee veel basalere aspecten, namelijk het simpelweg opstarten en volledig afronden van projecten.
Hazen
Het daadwerkelijk uitvoeren van een idee door het opstarten van een project gebeurt vaak niet omdat er geen ‘haas’ is: iemand – meestal de beoogde projectmanager – die het voortouw neemt en de andere benodigde medewerkers ‘erbij sleurt’, ondanks al hun dagelijkse beslommeringen. Aan welke eigenschappen moet zo’n haas voldoen?
Hij of zij moet uiteraard over de nodige kennis, vaardigheden en ervaring op het gebied van projectmanagement beschikken. Certificering voor een gerenommeerde projectmanagementmethodiek is hierbij een pre maar absoluut geen must.
Van groot belang is daarnaast dat de projectmanager over een inhoudelijke visie op het onderwerp beschikt. Deze komt o.a. van pas bij het vormen van een projectteam en het ‘verkopen’ van het project in de eigen organisatie, inclusief het verkrijgen van projectbudget.
Deze visie komt voort uit een uitstekend begrip van de vraagstelling en bijbehorende business case, maar ook uit een gedegen hoeveelheid relevante (technische) domeinkennis. Naast het (mede) bepalen van de visie, komt deze domeinkennis de projectmanager ten goede bij:
- Het overleggen met en aansturen van projectmedewerkers. Naast het feit dat instructies beter gegeven en resultaten beter beoordeeld kunnen worden, levert dit ook goodwill op bij het projectteam. Met name technische experts hebben veel meer respect voor projectmanagers die ook de nodige inhoudelijke bagage hebben.
- Het uitvoeren van impactanalyses bij issues. Hierbij is het namelijk vaak belangrijk dat deze (mede) uitgevoerd worden door iemand die het volledige overzicht over het project heeft en daardoor alle belangrijke aspecten – zoals bv. scope, resources, maar ook budget – kan meenemen bij het bepalen van de impact.
Een topprojectmanager is zowel analytisch als taalkundig sterk. De eerste eigenschap stelt hem/haar in staat om zowel structurele vraagstukken zoals het inrichten van een projectorganisatie, als ad hoc issues zoals een technische storing snel en efficiënt op te lossen. Beide eigenschappen zijn belangrijk omdat het opleveren van documentatie een essentieel onderdeel is van het uitvoeren van projecten – denk bv. aan het schrijven van een Project Initiation Document conform Prince2 of het opstellen van een Engelstalig memo voor het hogere management. De kwaliteit van deze documenten bepaalt in grote mate de overtuigingskracht ervan en daarmee ook de slagingskans van het project.
Direct gerelateerd hieraan is de benodigde eigenschap om overtuigende presentaties te geven, met oog voor lay-out, talent voor tekst en kennis van presentatietechnieken. Een uitstekende spreekvaardigheid en het vermogen om anderen te enthousiasmeren (voor het project) dragen hier verder aan bij.
Hoewel projectmanagement een ander vak is dan people management, dient een goede projectmanager over de nodige leiderschapskwaliteiten te beschikken. Hij/zij moet immers in staat zijn een projectteam bestaande uit verschillende (typen) medewerkers te motiveren, instrueren en soms ook beoordelen. Met name de theorie van het situationeel leidinggeven is belangrijk bij projectmanagement.
Een bijna triviale voorwaarde waar in de praktijk desondanks toch niet altijd aan voldaan wordt, is dat de projectmanager voldoende tijd heeft voor het project. Niet strikt noodzakelijk, maar wel bevorderlijk is dat hij/zij hierbij bovendien uitsluitend aan dit ene project werkt. Dit, en ook de vorige eigenschap, hoeft overigens helemaal niet altijd te betekenen dat de inzet fulltime moet zijn!
Het voorgaande beantwoordt bijna automatisch de vraag waarom er vaak geen of niet voldoende hazen in organisaties aanwezig zijn: er wordt nogal wat gevraagd van een projectmanager en schapen (hazen) met vijf poten zijn altijd moeilijk te vinden. In het geval van projectmanagers is met name de combinatie tussen projectmanagementvaardigheden en inhoudelijke kennis en visie zeldzaam. Hierdoor beschikken vooral kleinere organisaties vaak niet of niet over voldoende hazen. Een andere, vaak aanvullende verklaring is dat projectmanagers met teveel verschillende dingen tegelijk bezig zijn, waardoor de voor het specifieke project benodigde tijdsbesteding niet gehaald wordt.
Terminators
Met ‘terminators’ of ‘closers’ bedoelen we die categorie mensen die altijd afmaken waar ze mee begonnen zijn. Dat klinkt triviaal, maar is het – vooral in de context van projecten in dynamische organisaties – zeker niet. Verrassend veel projecten worden namelijk nooit volledig afgerond. Als gevolg hiervan worden geplande deliverables überhaupt niet opgeleverd en/of wordt de lijnorganisatie – die deze deliverables in beheer moet nemen – opgezadeld met allerlei openstaande restpunten. Uiteindelijk gevolg is dat de benefits uit de business case niet gehaald worden.
Wij zien twee hoofdcategorieën van oorzaken voor dit probleem: organisatorisch en sociaal/menselijk. Deze treden vaak in combinatie en in wisselwerking met elkaar op. Voorbeelden van organisatorische oorzaken zijn:
- Er is niet voldoende budget meer, bv. doordat er bezuinigd moet worden, maar soms ook omdat het project zelf over budget is gegaan.
- De prioriteit van het project ten opzichte van andere projecten wordt verlaagd door het management.
- Het project wordt stilgelegd in verband met een reorganisatie.
- De business case is niet meer haalbaar door (een verandering in) externe factoren.
- Er zijn niet voldoende (gekwalificeerde) projectmedewerkers meer doordat ze op andere projecten ingezet worden.
Vaak is de menselijke categorie van oorzaken echter belangrijker, en er debet aan dat bovenstaande organisatorische issues überhaupt kunnen plaatsvinden. Zoals de Amerikaanse schrijver Kurt Vonnegut zei: “Another flaw in the human character is that everybody wants to build and nobody wants to do maintenance”. Hierdoor ligt het accent in projecten vaak op de uitvoeringsfase waarin het merendeel van de deliverables geproduceerd word, en worden afronding en overdracht verwaarloosd.
Omdat dit zo belangrijk is zijn projecten gebaat bij een terminator, die bij voorkeur ook de projectmanager is. Aan welke eigenschappen moet zo’n terminator voldoen? Hij/zij:
- heeft een inhoudelijke visie bij het project en is overtuigd van de positieve business case;
- is een doorzetter;
- is gedisciplineerd, waardoor ook de minder zichtbare of spectaculaire taken – zoals administratie en overdracht – met hoge kwaliteit uitgevoerd worden;
- kan het project verkopen aan anderen binnen de organisatie.
Intern of extern?
Idealiter heeft een organisatie haar eigen hazen en terminators in dienst. Maar projecten managen is echt een vak, en soms zijn er niet (vaak) genoeg projecten om een dedicated projectmanager ‘bestaansrecht’ te geven. In dat geval ligt het voor de hand om een projectmanager van buitenaf in te huren. Naast de flexibiliteit die dit biedt, zijn er vaak nog andere voordelen van externe hazen en terminators:
- De beste projectmanagers willen graag afwisseling in hun projecten en klanten en werken dus extern, bij bv. advies- of detacheringsbureaus. Hierdoor zijn ze vaak meer ervaren.
- Kennis van (vergelijkbare) andere bedrijven heeft de haas/terminator allerlei nuttige best practices opgeleverd, evenals een brede kijk op allerlei zaken.
- Externen worden vaak dedicated op één project ingezet. Doordat ze hun tijd niet hoeven te verdelen, kunnen ze meer vaart maken met het project.
- Vreemde ogen dwingen!
Samenvattend
Succesvolle projecten zijn van groot belang in telecom- en ICT-bedrijven. De slagingskans van projecten wordt sterk vergroot door het inzetten van ‘hazen’ en ‘terminators’. Deze projectmanagers beschikken over de zeldzame combinatie van vaardigheden op het gebied van o.a. projectmanagement, inhoud, overtuigingskracht, discipline, schrijven en presenteren. Juist ook door deze eigenschappen worden de hazen en terminators van Grey Silverstone Black veelvuldig door onze klanten teruggevraagd voor vervolgopdrachten!
